"1С:Бухгалтерия 8" ред. 3.0. Отражение невозвращенной подотчетной суммы, начисление НДФЛ и страховых взносов.

        Согласно п. 6.3 указаний Банка России № 3210-У от 11.03.2014 года выдать денежные
средства подотчет сотруднику организации можно по заявлению сотрудника либо по
распорядительному документу руководителя организации. В документе должны быть
обязательно указаны сумма, которую необходимо выдать, и срок, на который выдается
сумма. Если сотрудник не отчитался и не вернул деньги в срок, то необходимо признать
эти деньги невозвращенными и отразить это бухгалтерской справкой.

Сумму долга можно удержать из заработной платы сотрудника, для этого нужен приказ и
письменное согласие работника. Согласно ст. 137 ТК РФ на оформление этих документов
у организации есть один месяц с даты окончания срока возврата денежных средств. Если
сотрудник не дает согласие на удержание из заработной платы или прошло более одного
месяца, то организации придется обращаться в суд. В данном случае доход у сотрудника
не возникает, начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно.


Для того, чтобы просроченный подотчет стал доходом сотрудника, должно выполняться
одно из двух условий:
1. Сумма долга прощена. Оформляется приказом руководителя организации.
2. Истек срок давности. Согласно ст. 196 ГК РФ – три года.


В этом случае организации нужно:
1. Рассчитать, удержать и уплатить НДФЛ с невозвращенной суммы.
2. Начислить и уплатить страховые вносы.
3. Списать невозвращенную сумму в прочие расходы.


     Для удержания НДФЛ датой получения дохода является наиболее ранняя из дат: дата, с
которой взыскание стало невозможно, или дата принятия решения о прощении долга (см.
Письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).


     Страховые взносы начисляются на наиболее раннюю из дат: на дату её списания или
прощения или на дату истечения месячного срока на удержание подотчётных сумм из
заработной платы, если решение об удержании в течение этого срока не принято.
Для включения просроченного подотчета в состав внереализационных расходов
налогового учета должно выполняться одно из двух условий: истек срок исковой давности
или исполнительное производство прекращено. Если руководитель простил долг
сотруднику, то в налоговом учете эту сумму учесть нельзя.

1. Отражаем задолженность по невозвращенной подотчетной сумме. Документ «Операция».

Рис.1

2.   Начисляем доход, НДФЛ и страховые взносы.

Невозвращенная подотчетная сумма – это доход в натуральной форме, зарегистрировать доход нужно только с целью  начисления НДФЛ и страховых взносов.

Создаем новый вид начисления:

Зарплата и кадры – Настройка зарплаты – Расчет зарплаты – Начисления

Рис.2

Создать:

- Наименование «Подотчетная сумма невозвращенная»

- НДФЛ облагается, код дохода 2510

- Поставить флажок «Доход в натуральной форме», т.к. данное начисление сотруднику выплачиваться не будет, регистрируется с целью только начислить НДФЛ и страховые взносы.

- Страховые взносы – доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.

- Налог на прибыль – не включается в расходы по оплате труда

- Отражение в бухучете  –  в соответствии с учетом в Вашей организации

- Исполнительное производство – 1. Зарплата и иные доходы с ограничением взыскания

- Входит в состав начислений Районный коэффициент и Северная надбавка – флажок снимаем.

Записать и закрыть.

Рис. 3.

Начисление дохода, НДФЛ и взносов.

Начисление зарплаты – Добавить или подобрать – Сотрудник – Начислено – Подотчетная сумма невозвращенная - ОК

Рис 4

Показать проводки и другие движения документа

Рис 5

Рис. 6

3. Списываем задолженность. Документ «Операция».

Рис 7

Звоните +7 (495) 580-64-80

Подключение к сопровождению ИТС в день обращения.